Gestión por Procesos en el sector público y la modernización del Estado
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Como parte del proceso de modernización del Estado peruano se vienen realizando varios cambios en la administración pública. Uno de ellos es la implementación del enfoque de gestión por procesos en el sector público. En las siguientes líneas vamos a desarrollar qué significa este enfoque en el trabajo de los servidores estatales.
¿Qué es gestión por procesos en el sector público?
La Gestión por Procesos en el sector público es un enfoque de trabajo. Fue extraído del ámbito privado y se viene implementando en la administración pública. Constituye uno de los 5 pilares de la modernización del Estado peruano.
Se trata de una forma de planificar, organizar y dirigir los procesos que integran las funciones de la entidad pública. Un proceso es una serie mancomunada de actividades, tareas y procedimientos. Los procesos son fundamentales para que los servidores hagan uso de los recursos públicos y los conviertan en bienes y servicios que entregan a los ciudadanos.
El enfoque por procesos consiste en reformular los procesos, ya sea por simplificación, control, transparencia, automatización o eliminación. Se persigue la eliminación de la burocracia y corrupción. Como parte de la gestión por resultados, el objetivo final es obtener un uso más eficiente de los recursos públicos y un impacto más positivo en la calidad de vida de la población.
La importancia de la gestión por procesos en el sector público
La importancia de este nuevo enfoque radica en que se trata de una herramienta muy útil para los servidores públicos. Con su implementación, las entidades podrán alcanzar sus metas con mayor eficiencia. Al mismo tiempo, es parte del proceso general de modernización del Estado. La gestión por procesos contribuye a no desperdiciar los recursos, a realizar un buen control de la calidad y garantizar un Estado moderno y eficiente.
La gestión de calidad como parte de la gestión por procesos
La gestión de calidad es una parte esencial en la gestión por procesos en el sector público. Se trata de una serie de herramientas para controlar la calidad del producto que brinda la entidad pública. Su meta es superar las expectativas de la ciudadanía. La implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es la última etapa de la implementación de la gestión por procesos. Las etapas anteriores son el diagnostico, identificación y la mejora de procesos.
Podemos definir la calidad de un producto como el conjunto de propiedades que permiten satisfacer las necesidades del consumidor. El SGC busca garantizar que los productos posea sean capaces de satisfacer las necesidades de los ciudadanos y asegurar una buen impacto en su forma de apreciar al Estado.
Los tipos de procesos que conforman las funciones de la entidad pública
La gestión por procesos debe identificar los tres tipos de procesos que existen al interior de una entidad. Se tratan de los siguientes:
- Operativos o misionales: son aquellos que constituyen la razón de ser de las entidades públicas. Se trata de actividades únicas y exclusivas de dicha entidad, que ayudan a distinguirla de otras.
- Estratégicos: se trata de los procesos que otorgan dirección a todos los órganos de la entidad, garantizando que todas tengan la misma línea general de actuación.
- Soporte: son los procesos que sirven para mantener el funcionamiento y desarrollo de las actividades de toda entidad pública.
Caracterización o identificación de Procesos
Se trata de una parte necesaria y fundamental de la gestión por procesos. Consiste en identificar los procesos que componen las funciones de una entidad. Gracias a esto se determina si es posible o no proceder a la mejora de los procesos y la simplificación de los mismos. En base a los tres tipos de procesos nombrados anteriormente, la identificación de procesos deben distinguir cada uno, caracterizarlo y distinguirlos adecuadamente. Para ello hace uso de una herramienta del enfoque por procesos.
Ficha de procedimiento en la gestión por procesos
La ficha de procedimiento o ficha técnica de procesos es el documento con el que se identifican y clasifican los procesos integran las funciones de la entidad pública. También sirve para nombrar los procesos de forma inequívoca y única. También se identifica al responsable del proceso, su finalidad, las áreas que abarca, las leyes en la que se sostienen y los documentos emitidos durante su desarrollo.
¿Cómo se hace una ficha técnica de procesos?
Para empezar debemos tomar en cuenta las necesidades y objetivos de la entidad pública. Existen varios tipos de ficha técnica, y las entidades deben usar las que mejor se acomoden a sus requisitos.
Tenemos a los Diagramas de Procesos, que muestran las etapas del proceso de forma detallada desde el uso de los recursos hasta la entrega del producto final. Luego están los Diagramas de Flujo, donde podremos visualizar las distintas etapas que componen un proceso a lo largo de toda la actividad. Finalmente están los Cuadros de Responsabilidad, cuyo objetivo principal es la identificación de todos los trabajadores que intervienen en el proceso y la determinación de su relevancia en el mismo.
Capacitación especializada en Gestión por Procesos
La gestión por procesos es un enfoque muy importante en la modernización del Estado. Dominarlo es muy necesario para los funcionarios públicos. Por ello, el Instituto de Ciencias Hegel ofrece su Diplomado Especializado en Gestión por Procesos. Gracias a nuestros docentes expertos en la administración pública y privada, así como a nuestro método de enseñanza, garantizamos su éxito profesional y personal. No dudes más y matricúlate hoy mismo.