Qué es el BPM y cómo implementarlo en el Estado peruano
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El Business Process Management (BPM) se trata de una metodología eficiente y efectiva para utilizar en tiempos de crisis con el objetivo conseguir una organización cada vez mejor.
Cuando hablamos de BPM (que en español significa “Gestión de Procesos de Negocio”), nos referimos a una forma de identificar y controlar los procesos que están presentes en una organización.
Esta disciplina aborda el modo en que estudiamos, identificamos, cambiamos y supervisamos los procesos de la organización para así garantizar que se ejecuten sin problemas y puedan optimizarse con el tiempo.
BPM y el flujo de trabajo
El flujo de trabajo es más que simplemente traladar las tareas de un lugar a otro. Se trata de un proceso que permite que las actividades se realicen en paralelo, lo que implica ahorro de tiempo y aumento de productividad.
De este modo, se puede abordar explícitamente la complejidad de los procesos e incorporar nuevos, ahora impulsados por datos y por contenido, todo de manera continua.
Implementación de BPM en las organizaciones del Estado peruano
La gestión de procesos permite determinar, analizar y evaluar aspectos relacionados con la calidad del servicio, mercancía, métodos de producción, tiempo de entrega del producto o incluso el precio.
Además, la gestión de procesos permite definir la situación del proceso actual y las posibles mejoras a realizar, conocer las funciones estratégicas, analizar y comparar diferentes escenarios relacionados con los procesos, controlar las métricas definidas, además del desarrollo de nuevos procesos basados en la innovación.
En la implementación de BPM en la gestión de procesos del Estado peruano, lo primordial es plantearse la finalidad de este procedimiento.
La mayoría de las organizaciones no solo buscan optimizar tiempo y recursos monetarios, sino también determinar el grado de satisfacción de los usuarios.
Luego del análisis a profundidad de los procesos pueden detectarse fallos, defectos, anomalías o incluso errores que pueden subsanarse tras aplicar los cambios oportunos. Gracias a BPM, las organizaciones pueden ser más eficaces y eficientes en todos los puntos del proceso.
Elementos clave del BPM
BPM no es una tecnología software, sino más bien una metodología o un enfoque estratégico orientado a definir y ejecutar procesos organizacionales de manera rápida, flexible y dinámica.
Existen dos elementos clave para que una herrramienta BPM funcione en una organización:
Técnica de modelado
Se trata de implementar una técnica de modelado de los procesos de negocio que garantice que el motor de procesos va a ser capaz de interpretar y ejecutarlo sin problemas.
Identificación de procesos
Consiste en identificar las actividades y procesos de la organización para luego catalogarlos, definirlos, visualizarlos y analizarlos a detalle.
Ventajas de usar BPM
En principio, al usar BPM se mejoran muchos procesos y se agilizan muchísimas actividades. Asimismo, los beneficios que se obtienen al trabajar con BPM son:
- Se eliminan tareas duplicadas.
- Se automatizan procesos.
- Se incrementa la eficiencia.
- SE alcanza la eficacia.
- Se reduce el error humano.
- Se asegura que se cumplan las reglas y metas de la organización.
- Se garantiza un nivel de servicio (SLA) mediante el manejo de excepciones, el seguimiento de estados, escalamiento de incidentes, consistencia y trazabilidad en los procesos, etc.
- Se mejoran continuamente los procesos.
Importancia de obtener un diplomado en gestión por procesos en el sector público
El mundo está avanzando rápidamente en la transformación digital y gestión de procesos para alcanzar cada vez mejores resultados.
El Estado peruano se encuentra en plena modernización y en una acelerada búsqueda de mejoras.
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