Enfoque de Gestión por Procesos: 5 ejemplos de su aplicación en 2021
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El enfoque de gestión por procesos es uno de los pilares de la modernización del Estado. Dicho proceso inició hace unos años en nuestro país. Busca actualizar la estructura de nuestras instituciones públicas para responder más eficientemente a las necesidades de la sociedad haciendo un mejor uso de los recursos presupuestarios. Repasaremos qué es este enfoque de gestión por procesos y veremos 5 ejemplos de cómo se aplica en el Perú.
¿Qué es el enfoque de gestión por procesos?
El enfoque de gestión por procesos es una forma de planificar, organizar y dirigir aquellos procesos que componen las actividades de las instituciones estatales. Dicho enfoque consiste en reformular las instituciones que componen el Estado. Se busca agregar valor y calidad a un producto final. Así mismo, se persigue eliminar problemas como la burocracia y la corrupción, a fin de obtener un uso más eficiente de los recursos públicos que permita crear un impacto positivo en la calidad de vida de la población de la forma oportuna.
Un proceso es un conjunto de tareas, procedimientos, reglas, etc. necesarias para que una entidad haga uso de los recursos de los que dispone, a fin de suministrar un producto dirigido a los ciudadanos.
Los Pilares de la Modernización del Estado peruano
La gestión por procesos es el tercer pilar de la Política de Modernización. Son 5 los pilares esenciales que permiten la implementación de dicho proceso. Cada uno se refiere a un aspecto fundamental de la gestión pública. Los pilares son los siguientes:
- Planeamiento Estratégico: es la articulación entre las distintas entidades para el cumplimiento de las políticas y planes.
- Presupuesto por Resultados: se trata de la aplicación del enfoque por resultados a la elaboración y ejecución del presupuesto público.
- Gestión por Procesos: es un conjunto de principios, herramientas e instrumentos que sirven para modernizar, simplificar y agilizar los procesos que conforman las actividades de una institución pública.
- Servicio Civil Meritocrático: se refiere a la reorganización del Servicio Civil y la gestión de los Recursos Humanos a fin de garantizar eficiencia y calidad en los funcionarios públicos.
- Seguimiento, monitoreo y evaluación: es el conjunto de instrumentos que sirve para controlar los resultados de la gestión pública, fiscalizar y evaluar el uso eficiente de los recursos públicos.
5 ejemplos del enfoque de gestión por procesos: La ficha técnica de procesos
La ficha técnica de procesos, o ficha de procedimiento, es un documento que sirve para identificar y clasificar los procesos que integran las actividades de una entidad pública. Gracias a él se puede identificar claramente el proceso nombrándolo de forma única.
También se identifica al responsable de dicho proceso, la finalidad que busca, las áreas que abarca dicho proceso, las leyes que lo sustentan y los documentos que se emiten durante el mismo y sirven como pruebas de su desarrollo.
Los tipos de procesos
Existen 3 tipos de procesos bajo el enfoque de la gestión por procesos: los procesos estratégicos, los misionales y los de soporte. Revisaremos cada uno de ellos a continuación:
Misionales
Son aquellos que constituyen la razón de ser de las entidades públicas. Permite distinguir las actividades esenciales de una institución del de otra. Identificarlos permite concentrar los recursos adecuados en ellos.
Estratégicos
Aquellos que otorgan dirección a todos los órganos que componen la entidad, controlando que todas se mantengan en la misma línea general de actividades.
Soporte
Los que se concentran en mantener el funcionamiento y desarrollo de las actividades generales a todas las entidades públicas. Son necesarios para llevar a cabo todos los procesos estratégicos y misionales.
El Mapa de procesos en las instituciones públicas
El mapa de procesos es un instrumento grafico que permite conocer la estructura interna de las entidades públicas, así como las distintas fases de sus actividades. Para elaborar un mapa de procesos se deben seguir estos tres simples pasos:
- Primero: identificar los productos que ofrece la entidad y de todos los procesos necesarios para lograrlos y que componen dicha entidad pública. La finalidad es constituir un inventario de todos los procesos existentes. Para dichos efectos, se clasifican los procesos en los tres tipos vistos anteriormente.
- Segundo: elaborar las Fichas Técnicas por cada proceso, las cuales a su vez identifican los procesos mediante nombres, responsables, las actividades concretas, las tareas que componen dichas actividades, los plazos y finalidades, etc.
- Tercero: sistematizar los diferentes procesos en una representación gráfica que busca conectarlas entre sí y generar una visión general de los procesos de la entidad, en la cual debe identificarse los órganos o unidades que intervienen, y adjuntarse las distintas Fichas elaboradas. El Mapa de Procesos en sí tiene la forma de un mapa semántico que ordena los distintos procesos entre sí y su finalidad es contribuir al funcionamiento de la entidad, optimizar los recursos disponibles, priorizar los procesos estratégicos y mejorar la gestión en general.
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